Privacy

Op 25 mei 2018, wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen verwerken. Dit is een Europese wet waarbij de klant (deelnemer of vrijwilliger) het recht krijgt exact te weten welke gegevens een bedrijf of instelling heeft en waarvoor deze gebruikt worden. Ook wordt het hiermee voor de klant eenvoudiger deze gegevens te laten verwijderen. De AVG is een vervanging van de al bestaande Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Voor organisaties vraagt deze verordening veel meer werk omdat er geregistreerd moet worden welke gegevens er van een klant opgeslagen worden, op welke wijze en met welk doel. De organisatie moet ook kunnen aantonen dat ze toestemming hebben voor het verwerken van de gegevens en op welke wijze deze gegevens geregistreerd worden. Ook de beveiliging van gegevens wordt met deze verordening beter gewaarborgd.

De wetgeving geldt voor alle verenigingen en lokale afdelingen van de YMCA en jullie moeten dit ook zelf voor je eigen vereniging of club gaan regelen. Om jullie te helpen heeft de YMCA een advies en stappenplan geschreven; wat de AVG voor gevolgen heeft voor de lokale organisaties. Dit advies is opgesteld in samenwerking met de Autoriteit Persoonsgegevens, de NOV en Scouting Nederland.

Het belangrijkste straks in de nieuwe verordening is dat er in een document beschreven moet staan welke gegevens je van een vrijwilliger, deelnemer of klant opslaat en met welk doel. Ook moet je expliciet toestemming hebben van je vrijwilliger of deelnemer om deze gegevens te mogen opslaan en delen met (andere) vrijwilligers. Wil je de gegevens ook delen met externen (denk aan muziekdocenten, docenten die niet als vrijwilliger staan geregistreerd of een drukker voor het versturen van een clubblad), dan moet je ook daar expliciet toestemming voor vragen. Deze toestemming moet je ook weer ergens registreren zodat, mocht een klant bezwaar maken tegen het gebruik, je kunt aantonen dat je toestemming hebt. Overigens moet deze toestemming ook weer ingetrokken kunnen worden. Op het aanmeldformulier op je website moet je dus expliciet om deze toestemming vragen.

Deze hele wetgeving treedt op 25 mei 2018 dus in werking. In de media hoor je waarschijnlijk al geregeld dat er vanaf die datum dikke boetes worden uitgedeeld als je als organisatie de zaken niet voor elkaar hebt. Dat zal zo’n vaart niet lopen, maar het is wel van belang dat je zo snel mogelijk begint met nadenken over welke stappen je moet zetten om voor jouw organisatie de boel op orde te krijgen.

Het advies en stappenplan kan je hierbij helpen. Onze communicatiemedewerker Jantineke van Helden  kan je specifieke informatie voor jouw vereniging of club geven. Of je kunt terecht bij een van de jeugdwerkconsulenten van YMCA Jeugdwerk.

Procedure AVG 2018

Privacystatement YMCA Nederland

Een voorbeeld registratie verwerkingen kun je opvragen bij Jantineke van Helden